Engels

 

 

 

 

Circulaire Economie

Wat is circulair inkopen? 

Geschreven samen met: PIANOo Expertisecentrum Aanbesteden
Een organisatie die circulair wil inkopen heeft als doel om producten, onderdelen en materialen in te kopen die hun waarde optimaal behouden in gesloten kringlopen. Daarom focust een organisatie die circulair wil inkopen zich op het optimaliseren van de grondstoffenstromen die bij een product betrokken zijn.

De zogenaamde R-ladder biedt inzicht in manieren om waardebehoud van grondstoffenstromen te optimaliseren:

In het kort: Reduce, reuse en recycle

  • Reduce (R1 en R2) – Bovenaan de ladder staat het verminderen van consumptie en productie en het slimmer maken en gebruiken van producten.
  • Re-use (R3 en R4) – In het midden staat levensduur van producten en onderdelen verlengen.
  • Recycle (R5 en R6)- Onderaan staat het nuttig toepassen van materialen, die anders gestort zouden worden.

Hoe hoger een strategie op de R-ladder staat, hoe hoger de circulariteit en groter het positieve ecologische effect.

Waarom is circulair inkopen belangrijk?

Het inkopen met circulaire principes als voorwaarden is een belangrijk stimulerend middel om tot een circulaire economie te komen. Door het inzetten van het inkoopinstrument wordt namelijk de productie en het (her)gebruik van circulaire producten gestimuleerd en de markt voor deze producten vergroot.

Circulair inkopen is echter méér dan enkel circulaire producten aanschaffen. Het is ook belangrijk aandacht te besteden aan het circulaire gebruik ervan. Bij elke stap in het inkoopproces zijn daarom andere keuzes nodig, van de voorbereiding tot aan de nazorg.

Circulair inkopen in 8 stappen

Copper8 heeft in samenwerking met Rijkswaterstaat een handleiding voor circulair inkopen opgesteld die bestaat uit 8 stappen. Deze 8 stappen vormen het uitgangspunt voor allerlei praktische uitwerkingen vanuit verschillende rollen in het inkoopproces, die continu worden doorontwikkeld en bijgehouden in de Wegwijzer Circulair Inkopen: https://ikwilcirculairinkopen.nl

1. Bepalen van de ambitie

In stap 1 van het proces van circulair inkopen bepaal je de werkdefinitie voor de circulaire economie in relatie tot jouw inkoopvraagstuk. Alleen als je duidelijk hebt wat circulair voor jouw organisatie betekent, kun je ook leveranciers vinden die willen bijdragen aan het behalen van dat doel. Daarnaast is het belangrijk om te weten hoe je intern de afwegingen kunt maken om te komen tot een eerste circulaire inkooppilot. Projecten met een lager risicoprofiel en een zichtbare impact op circulair vlak zijn sterke pilotprojecten om circulair inkopen in je organisatie op de kaart te krijgen. Productgroepen met een beperkte complexiteit en levensduur zich makkelijker lenen voor circulair inkopen.

2. Creëren intern draagvlak

Stap 2 begint met het invullen van het ‘hoe’. Door aan te geven wat de consequenties zijn van een circulair inkooptraject, is duidelijk dat circulaire inkoop meer is dan een eenmalige transactie. De samenwerking tussen interne afdelingen bepaalt of je tot een geslaagd circulair inkooptraject kunt komen. Overbrug interne belangen en betrek en informeer de belanghebbenden om draagvlak te creëren voor een succesvol circulair inkoopproces.

3. Formuleren vraagstelling

Bepaal de functionele vraagstelling en de wijze waarop je de vraag formuleert. Start met het in kaart brengen van je behoefte; niet inkopen is immers de meest concrete bijdrage aan de circulaire economie. Probeer vervolgens de oplossing niet technisch te formuleren, maar geef ruimte in de vraagstelling zodat de marktpartijen met oplossingen kunnen komen.

4. Samenwerken met de markt

Samenwerking is een belangrijk middel om te komen tot een circulaire economie en een circulair project, maar dat is niet vanzelfsprekend. Je moet samenwerking vaak als opdrachtgever initiëren en dat geldt ook voor de samenwerking tussen verschillende ketenpartners en mogelijke afnemers. Neem hierin daarom in een aanbesteding of inkoopproces de rol van de regisseur. 

5. Vormgeven van de uitvraag of aanbestedingsprocedure

De uitvraag of de aanbestedingsprocedure moet een weerspiegeling zijn van wat je als organisatie wilt bereiken met het inkopen van het product of de dienst; wil je samenwerken, straal dit dan ook uit in de formulering van de uitvraag of de aanbestedingsprocedure die je kiest. Bij circulair inkopen is het belangrijk om de principes ‘samenwerking’ en ‘innovatie’ toe te passen. Geef ruimte aan partijen om in dialoog te gaan met zowel jou als opdrachtgever als met elkaar om ieders belangen zo goed mogelijk te behartigen.

In het geval van een aanbestedingsprocedure door overheden bieden de aanbestedingsbeginselen van de Europese Commissie bieden een helder kader voor zowel aanbestedingsplichtige als private partijen. 

6. Meten en beoordelen van circulariteit

Het vormgeven van een circulair selectie- en gunningskader is misschien wel de meest uitdagende stap. Waar in de selectiefase vragen gaan over de aanbieder, gaan ze in de gunningsfase over de aanbieding. Deze stap kijkt ook naar de beoordeling van kwalitatieve vragen en geeft inzicht in het meten en beoordelen van circulariteit. Kies in elk geval een werkbaar format en zoek naar een gezonde balans tussen het leveren van de prestatie en het meten van de prestatie. Zorg er dus voor dat de markt niet onevenredig veel werk moet verzetten om circulariteit inzichtelijk te maken en kies indicatoren voor het weergeven van het circulariteitsniveau die begrijpelijk zijn voor een bredere doelgroep. 

7. Borgen van circulariteit

Hoe borg je de circulaire ambities op lange termijn? Circulaire verdienmodellen kunnen een middel zijn om circulair gebruik te borgen, door een financiële prikkel te koppelen aan de circulaire prestaties. Ook kun je de prestaties in een contract opnemen als KPI’s.

8. Contractmanagement

Vergeet bij een circulair inkooptraject niet om het contractmanagement ook goed vorm te geven. Feitelijk is de uitvraag of aanbesteding de start van de relatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer; de samenwerking zelf krijgt pas echt vorm gedurende de looptijd van het contract. 

Onderhoud de relatie en zorg voor voldoende momenten waarop je de samenwerking evalueert.